Gestion P. GagnéPlan d'automatisation, version teaser
On ne s'est pas encore parlé : ce qui suit vient de tes trois textos de vendredi. Ce n'est pas une proposition, c'est le point de départ de notre rencontre de mardi. Tu corriges, on ajuste.
Tes trois textos de vendredi
Trois tâches, dans l'ordre où tu les as écrites. On dit ce qu'on en comprend. Tu corriges mardi.
Une annonce sort, et les messages rentrent : Kijiji, Facebook, courriel, texto. Chaque personne veut savoir si c'est encore libre, le prix, les conditions, et quand elle peut visiter. Répondre vite, c'est ce qui remplit le logement. Répondre à tout le monde, c'est ce qui mange les soirées.
À confirmer mardi Combien de demandes par annonce, d'où elles viennent, et ce que tu demandes avant une visite.
Plombier, électricien, déneigement, conciergerie, Hydro : des factures qui arrivent par courriel ou en papier, qu'il faut lire, classer par immeuble, approuver et payer à temps.
À confirmer mardi Combien de factures par mois, par où elles arrivent, et comment tu paies (virement, chèque, carte).
Aujourd'hui tu scannes, tu envoies à Dext, puis tu retournes vérifier que Dext a bien lu le fournisseur, le montant et les taxes. C'est deux fois le même travail, et la deuxième fois, c'est juste du contrôle.
À confirmer mardi Qui tient tes livres (toi ou un comptable), et où Dext envoie ensuite : QuickBooks, Sage, autre.
Ta question
« Je cherche à engager une adjointe à 45 000 $ par année. Que proposes-tu? »
Oui, en bonne partie. Les trois tâches que tu as nommées sont exactement celles qu'une machine fait bien : répondre vite et poliment, lire une facture, vérifier des chiffres. Pour ces trois-là, on peut enlever la majorité du travail de tes mains.
Ce qu'on ne remplace pas : la décision. Tu choisis à qui tu loues, tu approuves chaque paiement, tu tranches quand un chiffre ne concorde pas. Le système prépare, toi tu décides.
Avant
Aujourd'hui, tu réponds une par une, souvent le soir. Avec le plan, chaque demande reçoit une réponse en quelques minutes avec les infos du logement et deux plages de visite. Tu vois la liste des visites confirmées, c'est tout.
Pendant
Une facture reçue est lue, classée par immeuble et par fournisseur, puis mise dans ta liste à approuver avec son échéance. Tu approuves, le paiement se prépare.
Après
Chaque facture envoyée à Dext est comparée à l'original : fournisseur, montant, taxes, date. Si tout concorde, rien à faire. Si un chiffre diffère, tu reçois une seule question.
Si tu as déjà un logiciel de gestion locative ou un comptable qui travaille dans Dext, on se branche dessus. On vérifie ça mardi.
On l'a déjà fait
Les demandes de location reçoivent une réponse en quelques minutes avec les plages de visite, et les factures des sous-traitants sont lues et classées par projet avant d'être approuvées. Même mécanique que ce qu'on ferait pour toi.
Les factures de fournisseurs arrivent à une adresse courriel, sont lues, classées dans le logiciel comptable avec leurs taxes et leur échéance, puis approuvées d'un clic. Plus aucune saisie.
On a bâti une plateforme de tenue de livres qui reçoit, lit et rapproche les factures. On te la montre mardi à l'écran, avec de vrais chiffres.
À quoi ça ressemble
Les noms et les montants sont inventés. La mécanique, elle, est celle qu'on bâtirait.
| Encore disponible | Oui, libre le 1er décembre |
| Loyer | 1 250 $ par mois, chauffage inclus |
| Visites proposées | Samedi 10 h ou lundi 17 h 30 |
| Demandé avant la visite | Nom complet, emploi, date d'entrée souhaitée |
| Envoyé | 20 h 45, trois minutes après sa demande |
| Résultat | Visite confirmée samedi 10 h |
Les infos viennent de la fiche du logement. Les plages viennent de ton agenda.
| Qui | Logement | Étape | Prochaine action | Visite |
|---|---|---|---|---|
| Marie-Ève L. | 4 ½ Saint-Charles | Visite confirmée | Rappel la veille, préparé | Sam 10 h |
| Karim B. | 3 ½ Lafontaine | A reçu les plages | Relance demain si pas de réponse | À choisir |
| Julie T. | 4 ½ Saint-Charles | Questions sur le stationnement | Réponse préparée, tu approuves | À venir |
| Simon D. | 5 ½ Desjardins | Visite faite | Demande de dossier envoyée | Mar 18 h, fait |
Chaque demande, son étape, sa prochaine action. Les relances sont préparées, tu les approuves.
Une facture de fournisseur, du courriel jusqu'à Dext et à ta liste à payer, sans scanner ni retaper.
Le temps
Ces chiffres sont des hypothèses pour donner un ordre de grandeur. Mardi, on les remplace par tes vrais volumes. Si tu as plus d'immeubles que ce qu'on pense, ça monte vite.
| Tâche | Aujourd'hui, par mois | Avec le plan | Temps sauvé |
|---|---|---|---|
| Demandes de visite | 40 × 6 min = 4 h | 40 × 1 min pour approuver = 0,7 h | 3 h |
| Factures à payer | 30 × 8 min = 4 h | 30 × 1 min pour approuver = 0,5 h | 3,5 h |
| Revalider dans Dext | 30 × 4 min = 2 h | 2 ou 3 écarts à trancher = 0,2 h | 1,8 h |
Dans quel ordre
On livre la première avant de commencer la deuxième. Chaque phase se termine par un test sur tes vrais logements et tes vraies factures.
Semaines 1 à 3
On part de tes annonces actuelles et de ce que tu demandes avant une visite.
C'est fini quand dix vraies demandes ont reçu une réponse et une plage sans que tu touches à rien.
Semaines 3 à 6
Tes fournisseurs envoient leurs factures à une adresse, et le reste se fait sans toi.
C'est fini quand aucune facture reçue n'est retapée, et tu sais toujours quoi payer et quand.
Semaines 6 à 8
La même facture part dans Dext et se fait vérifier contre l'original.
C'est fini quand un mois de factures est passé dans Dext sans une seule revalidation à la main.
Mardi
Pas de formulaire. Cinq questions, et les réponses dessinent la première phase.
Pour dimensionner les fiches et savoir si on classe par immeuble ou par compagnie.
Kijiji, Facebook, courriel, téléphone : chaque canal se branche différemment.
Dossier, emploi, références : c'est ce que la réponse automatique demandera à ta place.
Ça décide si on prépare le paiement ou si on le fait, et vers quoi Dext envoie.
La chose que tu aimerais ne plus jamais faire. C'est par là qu'on commence.
Qui fait quoi
Une équipe complète sous un même toit. Quand on bâtit ton système, tu sais qui fait quoi.
Mardi, on regarde ça ensemble en 20 minutes. Si tu as une annonce active et une facture de fournisseur sous la main, on te montre le chemin de l'une et de l'autre avec tes vraies affaires.
Le prix se présente en rencontre, un prix par projet. L'usage des outils d'IA se facture au coût réel plus 30 %.
581 203-3408